El pequeño tip de productividad de un maestro zen

Por Leo Babauta

Hace poco tiempo me topé con una amiga, Susan O'Connell (Maestra Zen y Vicepresidente del Centro Zen de San Francisco), y ella hizo algo pasado de moda.

Cuando le dije que debíamos tomarnos un té algún día, inmediatamente tomó su bolso y sacó su agenda y sugirió que hiciéramos una cita en ese momento.

Yo dije, "No, tu estás ocupada, podemos ponernos de acuerdo con la fecha después"
Ella dice que trata de lidiar solamente con algo a la vez.

Es un pequeño consejo de productividad pasado de moda, y algo que he hecho en el pasado, pero funciona.

Lidia con algo una vez. Hazlo ahora. Después está afuera de tu mente, y puedes concentrarte completamente en otra cosa. 

La mayoría de nosotros hacemos esto? Podemos leer un montón de e-mails y decir, "responderé aquellos después". Podemos ver una factura u otra correspondencia y ponerla a un lado para después. 

Posponemos pequeñas decisiones y tareas para después, y estas se amontonan, pesando en la parte trasera de nuestra mente, tirando de nosotros hasta que colapsamos bajo el peso del "después". 

Intenta lidiar con ello inmediatamente. 

Si abres un e-mail toma la decisión de contestarlo inmediatamente. Escribe la cita en tu agenda, responde, haz la pequeña tarea que requiere, o si toma mucho tiempo, entonces puedes ponerla en una lista de cosas por hacer - pero evita esto si es posible. David Allen sugiere una regla de dos minutos: si la tarea puede hacerse en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Yo sugiero cinco minutos, incluso hasta diez, ya que eso significa que tienes una cosa menos de la cual preocuparte. 

De cualquier manera, archiva el e-mail una vez que hayas lidiado con él, o bórralo. Ya acabaste con eso. Ve a lo siguiente, y repite. 

Esto aplica a todo lo demás: correo, trabajo de escritorio, llamadas telefónicas, peticiones de los demás. Lidia con ellas inmediatamente, o agenda una fecha para lidiar con ellas después si es necesario. 

Cuando tu hijo te pida atención, dásela ahora mismo. 

Cuando tu pareja comience a hablarte, haz a un lado la laptop, IPad, Blackberry, celular o televisión, y habla con él ahora mismo. 

Lo que esto significa es que lidies con cada cosa en el momento, y entonces pases a lo siguiente. Tu mente no es jalada en un millón de direcciones al mismo tiempo. 

Es contrario al consejo que he dado antes, porque lo que algunas veces significa es que a menudo estás moviéndote al capricho de las peticiones de los demás - lo que ellos piensan es importante, no tu. Y esto puede ser un problema. No quieres ser solamente reactivo. Prefiero hacer lo que creo que es importante. 

Pero el equilibrio se puede sacudir, cuando lidies con e-mails u otros tipos de comunicación, hazlo ahora. Cuando decidas trabajar en algo importante, despeja todo lo demás, corta cualquier comunicación, y solo concéntrate en la tarea importante, no rebotes por ahí. 

He hecho esto, casi siempre, desde que Susan me recordó de este pequeño truco de productividad, y trabaja de maravilla. No soy perfecto - hay un par de tareas que he estado posponiendo, en su mayoría porque no tengo la habilidad para hacerlas inmediatamente, pero para la mayoría de las cosa, he sido muy bueno en lidiar con las cosas ahora mismo. 

Inténtalo, y ponlo en práctica a lo largo de tu día.